اهم وظایف واحد حسابداری و یک حسابدار

بخش دوم مهمترین وظایف واحد حسابداری و حسابدار مسئول در بیشتر شرکت ها به شرح زیر خلاصه می شود.

۱۵-تهیه صورت های مالی نهایی(صورت صورت سود و زیان، ترازنامه و جریان وجوه نقد).
۱۶-بستن حسابهای موقت و تهیه تراز اختتامی.
۱۷-تهیه صورت تقسیم درآمد ویژه و صورت  ها و یادداشت های مربوط طبق پیشنهاد مدیر عامل.
۱۸-بایگانی اسناد، برگه ها، اوراق، کارت ها، و دفاتر به منظور استفاده مطلوب و حفظ نگهداری آنها.
۱۹-مراجعه به ادارات و موسسات برای انجام امور محوله از طرف مدیر عامل در رابطه با امور مالی.
۲۰-رسیدگی به هرگونه اختلاف حساب شرکت با اشخاص طرف حساب قرارداد با شرکت.
۲۱-همکاری با هیات مدیره و مدیر عامل در ارسال مدارک مربوطه به مجمع عمومی و اظهار نامه مالیاتی و مدارک مربوطه به حوزه عملیاتی شرکت در موعد مقرر.
۲۲-همکاری با مدیر عامل در محاسبه و پرداخت مالیات ها، حق بیمه و سایر پرداخت های قانونی.
۲۳-همکاری با مسئولین واحدهای تابعه وزارت امور اقتصادی و دارائی و بازرس (بازرسان) شرکت و سایر مسئولین در انجام وظایف قانونی آنها زیر نظر مدیر عامل.
۲۴-همکاری با مدیر عامل در دفاع از حقوق قانونی شرکت در برابر حوزه و کمیسیون های مالیاتی و سایر مراجع.
۲۵-همکاری با مدیر عامل در استقرار نظام کنترل داخلی مطلوب.
۲۶-همکاری در تحویل و تحول هیات های مدیره جدید و قدیم و تهیه مدارک های لازم برای تحویل و تحول.
۲۷-انجام سایر وظایف حسابداری.

موفق باشید

اهم وظایف واحد حسابداری و یک حسابدار

بخش اول مهمترین وظایف واحد حسابداری و حسابدار مسئول در بیشتر شرکت ها به شرح زیر خلاصه می شود.
۱-همکاری بامدیر عامل در تهیه برگ ها ،فرم ها ،اوراق ،کارت ها دفاتر مورد نیاز.
۲-همکاری با مدیر عامل در تهیه و ثبت و پلمپ دفاتر روزنامه و کل در مرجع ثبت شرکت ها.
۳-بررسی و کنترل مدارک.
۴-رعایت مقررات قانون تجارت، قانون مالیات های مستقیم، قانون شرکت های و سایر قوانین و مقررات جاری از جمله آئین نامه نحوه تنظیم و تحریر و نگاهداری دفاتر واسناد و مدارک.
۵-تنظیم اسناد حسابداری و ثبت عملیات (بر اساس اسناد حسابداری) در دفتر (دفاتر) روزنامه و نیز انتقال اقلام دفتر (دفاتر) روزنامه به دفتر کل و دفاتر (کارتها) معین.
۶-تهیه تراز آزمایشی ماهانه (رفع اشتباهات ومغایرت های احتمالی طبق رویه های قابل قبول و ارائه آن به مدیر عامل.
۷-تحریر چک بر اساس اسناد خرید و اسناد هزینه طبق دستور مدیر عامل.
۸-تهیه صورت مغایرات بانکی ماهانه (رفع اشتباهات ومغایرت های احتمالی) طبق رویه قابل قبول و ارائه آن به مدیر عامل.
۹-نظارت بر جریان وجوه و جریان کالا از طریق استقرار کنترل های مطلوب در حسابداری.
۱۰-تهیه لیست حقوق و مزایای کارکنان طبق فرم ها و نمونه ها و لیست ها وفرم های مکمل آن (از جمله فرمهای مورد نیاز در رابطه با مراجع مالیاتی و تامین اجتماعی).
۱۱-تهیه تراز آزمایشی پایان دوره مالی (رفع اشتباهات ومغایرت های احتمالی طبق رویه قابل قبول).
۱۲-تهیه آمار واطلاعات مالی در مورد وضعیت و موجودی انبار در مواقعی که مدیر عامل تعیین می نماید.
۱۳-تعیین حساب هایی که پایان سال نیاز به اصلاح دارد و ثبت عملیات اصلاحی در دفاتر.
۱۴-همکاری با مسئولین شرکت در انبار گردانی و تطبیق صورت موجودی های عینی با موجودی های دفتری (رفع اشتباهات و مغایرت های احتمالی طبق رویه قابل قبول).

موفق باشید

 تخفیفات خرید :

ممکن است در زمان خرید از فروشنده تخفیف گرفته شود در این حالت عملیات حسابداری تخفیفات خرید کالا به شرح زیر عمل می شود:

در خرید کالا دو نوع تخفیف وجود دارد:

۱ –  تخفیف تجاری

۲ –  تخفیف نقدی خرید

——————————–

۱ – تخفیف تجاری (تخفیف کمّیت)

این نوع تخفیف معمولاً مربوط به حجم خرید زیاد می باشد به اینصورت که هر چه کالای بیشتری خریداری شود به خریدار درصدی تخفیف داده خواهد شد و این باعث می شود که بهای تمام شده هر واحد کالای خریداری شده پایین تر شود. با توجه به مطالب بالا در دفاتر حسابداری یک حساب برای تخفیفات تجاری و همچنین ثبت حسابداری برای این نوع از تخفیفات وجود ندارد به عبارت دیگر تخفیفات تجاری در دفاتر ثبت نمی شوند و ثبت خریدها در دفاتر حسابداری بر اساس قیمت خالص خرید (قیمت خرید پس از کسر تخفیف تجاری) ثبت می شوند.

به عنوان مثال اگر شرکت سعید و آرش ۵ دستگاه کامپیوتر خریداری می کردند هیچ تخفیف تجاری به آنها تعلق نمی گرفت و بهای تمام شده هر دستگاه ۵٫۰۰۰٫۰۰۰ ریال تمام می شد ولی با توافق فروشنده اگر این موسسه ۱۰ دستگاه خریداری نماید ۱۰ درصد تخفیف تجاری به آن تعلق می گیرد که در اینصورت بهای تمام شده هر واحد ۴٫۵۰۰٫۰۰۰ ریال تمام خواهد شد.

بنابراین خرید ۱۰ دستگاه کامپیوتر را شرکت سعید و آرش به صورت زیر ثبت می کنیم:

 فرض اول: این شرکت کامپیوترهای فوق را به صورت نسیه خریداری کند.

 فرض دوم: این شرکت کامپیوترهای فوق را به صورت نقدی خریداری کند.   

ادامه دارد …..

موفق باشید

 سیستم دایمی نگهداری موجودی کالا :

دوستان عزیز سلام

در درس قبلی درباره سیستم های موجودی کالا صحبت شد از این درس به بعد می خواهم مثال هایی از سیستم های نگهداری موجودی کالا در فعالیت یک شرکت بازرگانی که به خرید و فروش کالا مبادرت میکنه را براتون شرح بدم.

ابتدا خرید و فروش کالا را در سیستم دایمی نگهداری موجودی کالا را مطرح می کنیم و در درس های آتی همین فعالیت ها را در سیستم ادواری نیز شرح خواهم داد.

اصولا در واحدهای بازرگانی وجه نقد یا نقدینگی از اهمیت خاصی برخوردار است چرا که نقطه عطف در خرید و فروش کالا می باشه یا در حقیقت چرخه فعالیت یک واحد بازرگانی با وجه نقد شروع می شه.

حال فرض کنید که شرکت سعید و آرش به خرید و فروش کامپیوتر اشتغال دارند و این شرکت کامپیوترهایی را که به قصد فروش خریداری می کند.

در سیستم دایمی نگهداری موجودی کالا در هنگام خرید، کالای خریداری شده در بدهکار حسابی به نام موجودی کالا ثبت می شود و کل عملیات خرید و فروش بر روی همین حساب انجام می شود.

مثال:

شرکت سعید و آرش در تاریخ ۹۲/۲/۷ تعداد  ۱۰ دستگاه کامپیوتر به مبلغ هر واحد ۵٫۰۰۰٫۰۰۰ ریال خریداری می نماید با فرض اینکه سیستم موجودی کالا در این شرکت دائمی باشد ثبت خرید به شکل زیر در دفتر روزنامه انجام می شود:

فرض اول: شرکت کامپیوترهای فوق را به صورت نقدی خریداری نماید.

فرض دوم: شرکت سعید و آرش خرید کالای خود را به صورت نسیه انجام داده باشد.

موفق باشید

ادامه آئین نامه مربوط به روش های نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک :

فصل چهارم 

چگونگی تنظیم صورت های مالی نهایی:

ماده ۱۸) اشخاص حقوقی و مشمولین بند (الف) ماده ۹۶ قانون مالیاتهای مستقیم مصوب ۱۳۸۰/۱۱/۲۷ مکلفند صورتهای مالی نهایی خود را با رعایت استاندارد حسابداری شماره یک که از طرف مراجع ذیربط اعلام گردیده و از تاریخ ۱۳۸۰/۱/۱ لازم الاجرا می باشد، تهیه و تنظیم نمایند .

تبصره – اشخاص یاد شده مکلفند صورتهای مالی نهایی خود را براساس آخرین استاندارد حسابداری که از طرف مراجع ذیربط اعلام می شود، تهیه و تنظیم نمایند :

ماده ۱۹) مشمولین بند (ب) ماده ۹۶ قانون مالیاتهای مستقیم مصوب ۱۳۸۰/۱۱/۲۷ مکلفند حساب درآمد و هزینه سال مالی خود که حداقل نشان دهنده فروش کالا، درآمد حاصل از خدمات در ستون درآمد و خرید کالا، هزینه استهلاک دارائیها و جمع سایر هزینه ها در ستون هزینه باشد را با درج نتیجه عملیات (سودیا زیان) تهیه و تنظیم نمایند .

تبصره – مؤدیان یاد شده می توانند موجودی کالای فروش نرفته در پایان سال مالی را جزء اقلام هزینه سال خرید منظور نمایند .

فصل پنجم 

موارد رد دفاتر :

ماده ۲۰) تخلف از تکالیف مقرر در این آئین نامه در موارد زیر موجب رد دفاتر میباشد:

1. در صورتی که دفاتر ارائه شده از پلمب خارج شده و یا فاقد یک یا چند برگ باشد.
2. عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز.
3. تراشیدن، پاک کردن و محو کردن مندرجات دفاتر به منظور سوء استفاده.
4. تاخیر تحریر دفاتر روزنامه و مشاغل زاید بر حد مجاز مندرج در تبصره های ۲ الی ۴ ماده ۱۳ و ماده ۱۷ و تاخیر تحریر دفتر کا زاید بر حد مجاز مندرج در ماده ۱۴ این آئین نامه.
5. عدم ثبت عملیات شعبه یا شعب در دفاتر مرکزی طبق مقررات ماده ۱۵ این آئین نامه.
6. در اجرای مقررات تبصره ۳ ماده ۱۳ این آئین نامه در مواردی که دفاتر مزبور به ادعای مؤدی از دسترس وی خارج شده باشد و غیر اختیاری بودن موضوع مورد تائید اداره امور مالیاتی ذیربط قرار نگیرد.
7. عدم ارائه دستور العمل های نحوه کار با نرم افزارهای مالی مورد استفاده در مورد اشخاصی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می نمایند. 
8. عدم تطبیق مندرجات دفاتر قانونی یا دفتر مشاغل حسب مورد که به شرح ماده ۱۷ این آئین نامه تهیه و تنظیم گردیده با اطلاعات موجود در سیستم های الکترونیکی، در مورد اشخاصی که از سیستم های مذکور استفاده می نمایند.
9. جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل بمنظور سوء استفاده.
10. عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر امضاء، پلمب و ثبت شده نانویس.
11. درصورتی که ثابت شود اسناد ثبت شده در ماشین های الکترونیکی ظرف مهلت های مقرر در مواد ۱۳، ۱۴ و ۱۷ آئین نامه (با در نظر گرفتن مقررات تبصره های ماده ۱۳) قطعی نشده باشد. (هرگونه اصلاحات مربوط به عملیات و رویدادهای مالی مربوط به قبل از قطعیت به قبل از قطعیت اسناد باید در همان سال از طریق ثبت های حسابداری اصلاح گردد)
12. تهیه و تنظیم صورتهای مالی بدون رعایت مقررات ماده ۱۸ این آئین نامه برای اشخاص حقوقی مشمولین بند الف ماده ۹۶ قانون مالیاتهای مستقیم مصوب ۱۳۸۰/۱۱/۲۷ .
13. اشتباه حساب حاصل از ثبت عملیات موسسه در صورتی که نسبت به اصلاح آن طبق مقررات تبصره ماده ۱۱ این آئین نامه اقدام نشده باشد.
14. در صورتیکه مؤدیان مالیاتی حسب مورد از اوراق مخصوص ماده ۱۶۹ قانون مالیاتهای مستقیم استفاده ننماید.

ماده ۲۱) هیات سه نفری حسابرسان موضوع بند ۳ ماده ۹۷ قانون مالیاتهای مستقیم، در صورتیکه با توجه به دلایل توجیهی مؤدی و نحوه تحریر دفاتر و رعایت استانداردهای حسابداری و درجه اهمیت ایرادات مطروحه از سوی اداره امور مالیاتی و رعایت واقعیت امر، احراز نمایند که ایرادات مزبور به اعتبار دفاتر خللی وارد نمینماید، میتوانند نظر خود را مبنی بر قبولی دفاتر و اسناد ومدارک اعلام نمایند .

این آئین نامه در اجرای تبصره (۲) ماده ۹۵ قانون مالیاتهای مستقیم مصوب ۱۳۸۰/۱۱/۲۷ به پیشنهاد شماره ۲۱۱/۳۸۴ تاریخ ۱۳۸۲/۱۰/۱ سازمان امور مالیاتی کشور در پنج فصل و بیست ویک ماده و دوازده تبصره در تاریخ ۱۳۸۲/۱۰/۱ به تصویب وزیر امور اقتصادی و دارائی رسید و مقررات آن از اول فروردین سال ۸۲ لازم الاجرا بوده و نسبت به اشخاص حقوقی که سال مالی آنها با سال شمسی منطبق نباشد، در مورد سال مالی که از ۱۳۸۲/۱/۱ به بعد آغاز میگردد جاری بوده و نسبت به سال مالی قبل از آن مفاد آئین نامه قبلی مجری میباشد.

موفق باشید

چرخه حسابداری 

یک چرخه حسابداری معمولا شامل مراحل زیر است:

۱- جمع آوری اطلاعات مربوط به رویدادھای مالی
۲- تجزیه و تحلیل رویدادھای مالی و تنظیم سند حسابداری
۳- ثبت رویدادھای مالی در دفتر روزنامه
۴- انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل
۵- تھیه تراز آزمایشی
۶- اصلاح حساب ھای دفتر کل (از طریق صدور سند حسابداری و ثبت دفاتر روزنامه و کل)
۷- تھیه تراز آزمایشی اصلاح شده
۸- بستن حساب ھای موقت (از طریق صدور سند حسابداری و ثبت دفاتر روزنامه و کل)
۹- تھیه صورت ھای مالی
۱۰- تھیه تراز آزمایشی اختتامی

سیستم های نگهداری و کنترل موجودی کالا :

خرید و فروش کالا معمولاً فعالیت اصلی واحدهای تجاری و بازرگانی محسوب می شود یعنی این شرکت ها  کالا یا کالاهایی رو به قصد فروش خریداری می کنند و این تفاوت عمده ای است که در حسابداری شرکت های تجاری با شرکت های خدماتی وجود دارد چون در شرکت های خدماتی کالایی برای فروش، خریداری نمی شود. به همین دلیل در شرکت ها بازرگانی حسابی تحت عنوان حساب موجودی کالا در دفتر کل برای کنترل عملیات خرید و فروش کالا افتتاح می شود .

سیستم های نگهداری و کنترل موجودی کالا شامل :

بر اساس اصول پذیرفته شده حسابداری دو نوع روش حسابداری برای نگهداری موجودی مواد و کالا وجود دارد که عبارتند از:

۱- سیستم ادواری

۲- سیستم دائمی

لازم به توضیح است که تفاوت های بین این دو سیستم تاثیر عمده ای روی چگونگی مدیریت واحد بازرگانی و همچنین نشان دادن سود و زیان آن در صورت های مالی دارد.

سیستم ادواری موجودی کالا :

این سیستم در آن گروه از واحدهای تجاری مورد استفاده قرار می گیرند که کالاهای نسبتا ارزان قیمت می فروشند در چنین شرکت هایی هزینه نگهداری سوابق موجودی کالا بیشتر از منافع آن می باشد به همین خاطر این شرکت ها در هر سال حداقل یکبار مبادرت به شمارش فیزیکی موجودی کالا می نمایند تا مقادیر موجودی کالا را مشخص کنند و از این مقادیر موجودی کالا در تهیه صورت های مالی استفاده می کنند. واحدهایی نظیر رستورانها و فروشگاههای زنجیره ای کوچک نیز از این سیستم استفاده می کنند.

سیستم دایمی موجودی کالا :

واحدهای بازرگانی که از این سیستم استفاده می کنند یک سابقه مستمر از موجودی کالا را در اختیار دارند. اصولا این سیستم در مواردی که کالاهای گرانقیمت همچون اتومبیل و جواهرات یا اثاثیه دارند بهترین روش برای نگهداری موجودی کالا می باشد .

اگر چه استفاده از این سیستم پر هزینه است ولی این هزینه را می توان با زیان ناشی از کسری یا سرقت کالا های گرانقیمت که ممکن است در سیستم ادواری اتفاق افتد مقایسه و به راحتی توجیه کرد.

انبار گردانی :

نکته قابل ذکر در این سیستم این است که واحدهای تجاری هرچند که از این سیستم استفاده می کنند ولی سالانه باید یکبار موجودی کالای خود را شمارش کنند (انبار گردانی). شمارش فیزیکی موجودی کالا باعث حصول اطمینان از برابری موجودی فیزیکی پایان دوره با موجودی کالای دفاتر و سوابق حسابداری می شود.

به طور کلی می توان دو سیستم فوق را به صورت زیر با یکدیگر مقایسه نمود :

سیستم ادواری  :

۱- نیازی به نگهداری سوابق موجودی کالا نیست.

۲- موجودی کالا حداقل یکبار در سال شمارش می شود.

۳- برای کالاهای ارزان قیمت مورد استفاده قرار می گیرد.

سیستم دایمی :

۱- سوابق مستمر خرید و فروش کالا را نگهداری می کند.

۲- موجودی کالا باید یکبار در سال شمارش می شود.

۳- برای هر نوع کالایی می تواند استفاده می شود.

در درس های بعد بیشتر راجع به نحوه حسابداری این سیستم ها  صحبت خواهیم کرد.

حسابداری واحدهای بازرگانی :

قبل از شروع مبحث جدید در رابطه با حسابداری واحدهای بازرگانی و تجاری لازم  دیدم که مطالبی را خدمتتون عرض کنم و پس از اون به آموزش عملی حسابداری واحد های تجاری و بازرگانی بپردازم .

واحدهای اقتصادی از نظر نوع فعالیت به سه دسته تقسیم می شوند:

۱- واحدهای خدماتی: واحدهایی هستند که خدمتی را به مشتریان ارائه می کنند و معمولاً در قبال ارائه خدمت حق الزحمه دریافت می کنند.

۲- واحدهای بازرگانی: واحدهایی هستند که به خرید و فروش مواد خام، فرآورده ها و کالاهای ساخته شده اشتغال دارند. 

۳- واحدهای تولیدی: که با استفاده از عوامل تولید (نیروی انسانی، مواد اولیه، ماشین آلات و … ) به ساخت کالاهای اقتصادی می پردازند. مثل شرکت های تولید مواد غذایی، پوشاک و …

در درس های قبل تمام مطالبی که گفته شد یک چرخه کامل از حسابداری عملی برای دسته اول یعنی واحد های خدماتی بود. اما در فعالیت بعضی از شرکت ها خرید و فروش کالا هم هست که عملیات حسابداری آنها با موسسات خدماتی مقداری تفاوت داره چون در موسسات خدماتی عملاً کالایی خرید و فروش نمیشه لذا از اینجا به بعد سعی می کنم نحوه انجام عملیات حسابداری در شرکت های بازرگانی و تفاوت های حسابداری آنها رو با موسسات خدماتی شرح داده و اگر لازم شد مثال هایی رو هم بزنم.